С 1 сентября все участники перевозок должны оформлять в электронном виде транспортные накладные

Для всех участников перевозочного процесса, независимо от сферы деятельности, с 1 сентября 2026 года вводится обязанность оформлять перевозочные документы в электронном виде. Речь о документах, сопровождающих перевозку грузов различными видами транспорта.

 К обязательному электронному формату относятся следующие документы:

транспортные накладные;
заказы и заявки на перевозку;
экспедиторские документы;
железнодорожные накладные;
грузовые накладные при авиаперевозках
.
Переход на электронный документооборот в сфере перевозок предусмотрен изменениями, внесёнными Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ в законодательство о транспортно-экспедиционной деятельности.

                                                                Позиция ФНС: лучше начать переход заранее

Федеральная налоговая служба рекомендует организациям и индивидуальным предпринимателям не дожидаться наступления обязательного срока и уже сейчас начать использовать электронные перевозочные документы. Такой подход позволяет:
- протестировать технические решения;
- отладить внутренние бизнес-процессы;
- подготовить персонал к работе в новом формате.
Тем самым к 1 сентября 2026 года компании смогут плавно перейти на требования законодательства без аврального режима.
Хотя базовое правило предполагает оформление перевозочных документов в электронном виде, законодательство предусматривает и отдельные случаи, когда допускается бумажная форма.
Перечень таких ситуаций будет определён Министерством транспорта России. В этих случаях оформление документов на бумажном носителе останется возможным. Таким образом, общий подход — электронный документооборот, но с установленными законом исключениями, которые будут прямо зафиксированы в актах Минтранса.
Важно: это не отменяет общего тренда на цифровизацию — бумажные документы рассматриваются именно как исключение из общего правила.

                                               Что нужно сделать для перехода на электронные перевозочные документы

Для использования электронных перевозочных документов (ЭПД) организациям и ИП необходимо выполнить ряд технических и организационных шагов:
Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП)
оформить сертификат КЭП на руководителя организации или индивидуального предпринимателя;
либо получить квалифицированную электронную подпись и дополнительно оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) на сотрудников, которые будут подписывать электронные документы от имени компании.
Подключиться к аккредитованному оператору ИС ЭПД
Нужно выбрать одного из операторов информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Такие организации обеспечивают:
передачу электронных перевозочных документов между участниками перевозки;
направление данных в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
Настроить доступ и роли сотрудников
предоставить доступ к сервису ЭПД сотрудникам компании, задействованным в оформлении и обработке перевозочных документов;
назначить ответственного администратора, который будет управлять правами пользователей и контролировать корректность работы;
при необходимости подключить к системе водителей, если они участвуют в работе с электронными документами.
Зачем бизнесу переходить на ЭПД уже сейчас
ФНС обращает внимание, что использование электронных перевозочных документов даёт участникам перевозок целый ряд практических преимуществ, которые напрямую связаны с сокращением затрат и упрощением процессов. В числе указанных эффектов:
снижение расходов на печать документов
Меньше затрат на обслуживание и эксплуатацию оборудования для печати, а также на покупку расходных материалов.
экономия на бумаге
Уменьшается объём бумажных документов, что снижает регулярные расходы на канцтовары.
сокращение затрат на курьерскую доставку
Отпадает необходимость передавать бумажные оригиналы документов между участниками перевозки, в том числе через курьерские службы.
исключение риска потери бумажных экземпляров
Электронные документы хранятся в системах оператора и ГИС ЭПД, что снижает вероятность утраты важных документов.
ускорение получения оплаты за перевозку
Заказчику не нужно ждать бумажный оригинал транспортной накладной, что позволяет быстрее подтверждать факт оказания услуги и, соответственно, сокращать сроки оплаты.

                                                                                                     Выводы

Обязательное оформление перевозочных документов в электронном виде с 1 сентября 2026 года становится единым стандартом для всех участников перевозочного процесса. Уже сейчас компаниям и ИП целесообразно:
обзавестись необходимой инфраструктурой (КЭП, МЧД, оператор ИС ЭПД);
перестроить внутренний документооборот под электронный формат;
учесть, что в отдельных случаях, которые определит Минтранс России, сохранится возможность использования бумажных документов.